컴퓨터 파일 및 폴더 관리 (거래처 리스트 만들기)

컴퓨터 파일 및 폴더 관리 (처래처 리스트 만들기)

사업 혹은 직장에서 업무를 할 때 가장 많이 사용하는 것이 컴퓨터입니다. 그런데 내 컴퓨터의 현재 파일들은 어떻게 관리되고 있나요? 상사가 "그 때 그 기획서 파일 좀 나한테 보내줘요~"라고 말했습니다. 그런데 "도대체 그게 어디에 있는지 모르겠다"라는 생각과 멘붕이 옵니다. 상사가 다시 말합니다. "아 김대리 빨리 좀 보내줘요.". 항상 우린 정리를 할 때 "나중에 하자".."나중에 하자"라고 합니다. 그러나 정리는 시간을 더욱더 낭비하게 만듭니다. 많은 사람들이 효율적으로 일하기 보다는 빨리 일해야 된다고 생각합니다. 이젠 절대로 그러지 마시고, 모든 일이든지 시간을 투자해서 업무 그리고 고 기록들을 잘 정리해두시길 바랍니다. 오늘 안내할 것은 간단하지만, 여러분에게 조금이나마 도움이 될 수 있는 커뮤터 파일 및 폴더 관리하는 방법입니다. 제가 거래처 관리하는 방법을 다뤄보도록 하겠습니다.

저는 듀얼모니터를 사용하고 있고, 정리되지 않은 파일은 2번 모니터에 우선 놓고, 정리해가면서 1번 모니터로 옮깁니다. 위에 이미지는 저의 1번 모니터입니다. 저는 거래처를 관리할 때 폴더를 통해 ㄱ-ㅎ별로 관리를 합니다. 그럼 자세히 알아보죠.

저의 거래처 관리하는 방법입니다. ㄱ-ㅎ 자음으로 정렬합니다. 이렇게 하면 보기도 편하고 관리하기도 저에겐 편합니다. 그리고 각 거래처당 중요한 사항은 메모장에 적어놓습니다. 누군가에게 만약 거래처 파일을 인수인계해야 하거나 교육을 해야 할 경우 도대체 "이 회사는 뭘하는 회사인가?" 라고 할 수 있기 때문에 모든 거래처에 대한 내용을 엑셀파일로 정리합니다. 맨위에 [거래처 정리]를 클릭하면 업종, 전화번호, 이메일, 담당자, 사업자, 사업자등록증 여부, 정산서 여부 등에 대한 내용을 작성해놓습니다. 그러면 좀 더 효율적으로 일 할 수 있습니다.

거래처에서 받는 파일들이 정해져 있다면 위와 같이 정리해 놓습니다. 저는 쇼핑몰이다보니, 거의 정산서 혹은 발주서 그리고 거래처 통장과 사업자등록증에 대한 폴더만 정리해놓았습니다. 이상으로 제가 거래처를 관리하는 방법에 대해 안내해드렸습니다. 이 방법을 응용해서 현재 실무에 활용해보시길 바랍니다.

그리고 한가지 더 팁을 드리자면, 혹시 컨텐츠를 작성하거나 글을 쓸 때 이미지가 필요합니다. 이 때 이미지를 저장하는데 바탕화면에 계속 저장하다보면 바탕화면은 겉잡을 수 없이 지저분해지게 됩니다. 그렇기 때문에 일회성 있는 파일들을 한 번에 관리할 수 있는 폴더를 하나 생성해서 그 곳에 저장 혹은 이동시켜 관리합니다. 저는 위의 이미지처럼 '다운로드 폴더(삭제)'이런 폴더를 생성해놓고 불필요한 이미지나 파일을 저 곳에 저장하며, 한번에 삭제합니다. 별거 아닌 것 같지만 업무효율을 높이는데 많은 도움이 됩니다.